Фирмен имейл с твоя домейн: защо и как

Фирменият имейл е адрес, който завършва на твоя домейн, например office@tvoiatsalon.bg вместо salonmaria1987@gmail.com. Ако вече имаш домейн за сайта си, такъв адрес се прави лесно: избираш пощенска услуга, добавяш няколко записа в настройките на домейна и започваш да пишеш от новия адрес. В тази статия ще видиш защо си струва, как се настройва стъпка по стъпка и кои са трите неща, които най-често се объркват.

Защо безплатната поща не е достатъчна

Безплатните пощи работят отлично за лични писма. За бизнес обаче имат няколко слабости, които клиентите ти забелязват, дори да не ги казват на глас.

• Доверие. Когато получиш оферта от remonti.ivan84@abv.bg, не знаеш дали пише фирма, или случаен човек. Адрес на домейна на фирмата веднага показва чие е писмото и подкрепя това, което клиентът е видял на сайта ти.
• Последователност. Домейнът стои на табелата, на визитките, на сайта и в профила ти в Google. Имейлът на същия домейн довършва картината.
• Пощата е на фирмата, а не на човек. Ако служител напусне, адресът orders@firmata.bg остава. Пренасочваш го към колегата и клиентите дори не разбират, че нещо се е променило.
• Свобода да смениш услугата. Адресът зависи от домейна ти, а не от доставчика на пощата. Ако един ден решиш да минеш към друга услуга, клиентите продължават да ти пишат на същия адрес.

Затова първото условие е домейнът да е регистриран на твоята фирма и да имаш достъп до него. Ако още го избираш, мини през как да избереш домейн за бизнеса си.

Как работи: домейнът казва къде да отиде пощата

Не е нужно да разбираш технологията, но едно нещо помага. В настройките на домейна (така наречения DNS) има специални записи, наречени MX. Те казват на всички пощенски сървъри по света къде да доставят писмата за твоя домейн [1]. Когато някой ти пише, неговата поща проверява тези записи и изпраща писмото там, където сочат.

Това означава, че сайтът и пощата могат да живеят на различни места. Сайтът може да е при един доставчик, а пощата при друг, а домейнът просто казва кое къде е. Повече за разликата между домейн и хостинг ще намериш в домейн и хостинг: какво са и как да избереш.

Къде да държиш фирмената поща

Има три често срещани варианта:

1. Пощата, която идва с хостинга. Много хостинг планове включват пощенски кутии. Удобно е и обикновено не струва допълнително, но провери колко място дават, дали има защита от спам и как работи на телефона.
2. Голяма пощенска услуга за бизнеса. Google Workspace (Gmail с твоя домейн) и Microsoft 365 (Outlook с твоя домейн) са най-разпространените. Получаваш познатия интерфейс, приложения за телефона, календар и споделени документи.
3. Лична услуга с личен домейн. Ако си сам и вече ползваш iPhone, Apple позволява с абонамент iCloud+ да използваш до пет свои домейна, с до 10 адреса на всеки [2]. За екип обаче е по-удобна услуга, направена за бизнес.

За салон, ресторант или работилница с двама-трима души обикновено е достатъчен първият или вторият вариант. Важното е да избереш нещо, което ще ползваш всеки ден и от телефона.

Как се настройва стъпка по стъпка

1. Реши кои адреси ти трябват. Обикновено един за всички запитвания (office@ или info@) и по един за всеки човек (maria@). Общият адрес можеш да насочиш към няколко души.
2. Създай акаунта при избраната услуга и потвърди, че домейнът е твой. Услугата ще ти покаже кои записи да добавиш.
3. Добави MX записите при фирмата, от която си купил домейна. Google съветва да изтриеш старите MX записи, преди да добавиш новите, защото ако останат, пощата може да не работи правилно. Промяната може да отнеме до 72 часа, докато важи навсякъде [1].
4. Пусни SPF, DKIM и DMARC. Това са три записа, които доказват, че писмата от твоя домейн наистина идват от теб. За тях виж следващия раздел.
5. Тествай. Изпрати писмо от новия адрес до лична поща и обратно. Провери дали не попада в спам.
6. Обнови адреса навсякъде. На сайта, в профила в Google, във Facebook, във фактурите и на визитките.

Пощата не е част от сайта, но живее на същия домейн. Всяка промяна по DNS записите на сайта трябва да пази записите на пощата.

SPF, DKIM и DMARC: защо писмата ти да не стигат до спама

По начало пощата в интернет не проверява дали изпращачът е този, за когото се представя. Microsoft обяснява, че точно затова измамниците могат да подправят адреса на подателя, а SPF, DKIM и DMARC са стандартите, които спират това [3]:

• SPF казва кои сървъри имат право да пращат писма от твоя домейн.
• DKIM слага цифров подпис на писмото, така че получателят да види, че никой не го е променил по пътя.
• DMARC казва какво да се прави с писмо, което не минава проверките, и къде да се пращат отчетите.

Това вече не е по желание. От 1 февруари 2024 г. Gmail изисква от всички, които пращат писма до Gmail адреси, да имат поне SPF или DKIM за домейна си, а за тези, които пращат над 5 000 писма на ден, правилата са още по-строги [4][5]. Ако записите липсват, офертата ти може да стигне до папката със спам на клиента или изобщо да не стигне.

Ако пращаш бюлетин до клиентите си, услугата за бюлетини също трябва да е добавена в тези записи.

Трите най-чести грешки

• Смяна на сайта, която изтрива пощата. Някой насочва домейна към нов сайт, изтрива „ненужните“ записи и на следващия ден писмата спират. Затова, преди да пипаш DNS, си запиши всички записи. Подробно в как да преместиш домейна си към нов сайт.
• Само един човек има достъп. Акаунтът на пощата и на домейна е на бившия служител или на човека, който е правил сайта преди години. Дай администраторски достъп на поне двама души от фирмата.
• Забравено подновяване. Ако домейнът изтече, спират и сайтът, и имейлът. Включи автоматично подновяване.

Накратко

Фирменият имейл е малка стъпка, която кара бизнеса ти да изглежда по-сериозен още от първото писмо. Нужни са ти домейн на твое име, пощенска услуга, която ще ползваш всеки ден, правилни MX записи и трите записа за защита. Направи го веднъж както трябва и след това почти не мислиш за него. Ако тепърва подготвяш нов сайт, добави имейла в списъка какво да подготвиш преди нов сайт.

В Studio V1 домейнът, хостингът и SSL сертификатът са включени в месечния абонамент от около 50 € на месец, а когато пускаме сайта ти, внимаваме записите, от които зависи пощата ти, да останат непокътнати. Ако имаш въпрос, пиши ни.

Източници

1. Google Workspace Admin Help. "Set up MX records for Google Workspace." knowledge.workspace.google.com
2. Apple Support. "Use Custom Email Domain with iCloud Mail." support.apple.com/102540
3. Microsoft Learn. "How email authentication works in Microsoft 365." learn.microsoft.com
4. Gmail Help. "Email sender guidelines." support.google.com/a/answer/81126
5. Google Blog. "Gmail introduces new requirements to fight spam." blog.google